신입사원 필독, 회사 업무 메일 쓰는 10가지 꿀팁 - 상사에게 인정받는 방법

 

10년차 직장인. 

하루에 가장 많은 시간을 보내는 업무가 바로 메일을 쓰는 것이다. 

대부분의 업무들이 메일로 오고 가기 때문에 기본적인 업무메일을 쓰는 방법을 익히면 회사생활이 꽤나 부드러워질텐데, 문제는 입사하고 누군가 '자, 이제 메일을 쓰는 법을 알려주지.'하는 경우가 잘 없다는 것이다. 

신입사원이라면 꼭 지켜야 할 메일 예절과 놓치지 말고 챙겨야 할 꿀팁을 정리해봤다. 

 

 

1. 수신자의 이름 확인은 기본중에 기본

 

수신자가 누군지, 그의 직급은 무엇인지를 정확하게 인지하고 메일을 쓰는 것은 메일쓰기의 시작이다. 과장을 대리라고 부른다던가, 황지혜를 홍지혜라고 호명한다던가 하는 실수는 받는 사람으로 하여금 메일을 읽는 시작부터 기분을 상하게 만든다. 

 

2. 내 소속 정확히 밝히기

 

메일을 받는 사람에게 정확한 나의 소속과 신분을 밝히는 것 역시 중요하다. 회사 내부에서 오고가는 메일이 아니라 거래처 등 외부로 나가는 메일일수록, 명확한 소속을 밝히는 것이 좋다. 메일 하단에 고정값으로 회사, 부서명, 직급, 전화번호 등의 정보를 넣어주면 편하다.

 

3. 제목은 나의 얼굴

 

나의 메일은 타인에게 제목으로 제일 먼저 가 닿는다. 제목은 너무 길지 않고, 내가 이 메일로 무엇을 말하려는지 하나의 간결한 요점이 담겨 있어야 한다. 외부로 나가는 메일이라면 제목에 소속을 적어주면 좋고, 내부 메일이라면 어떤 업무관련 건인지 제목만 봐도 담당자가 바로 확인할 수 있도록 내용을 담아주는 것이 좋다. 

4. 오타 확인은 필수

 

메일을 빠르게 쓰다보면 오타를 내기 쉽다. 그러니 다쓰고 무작정 보내기 버튼부터 누를 것이 아니라 다시 한 번 내가 쓴 것을 쭉 읽어보는 습관을 들이는 것이 좋다. 오타가 난무하는 메일을 보면 참 성의가 없어 보인다. 

 

5. 맞춤법도 함께 확인하자

 

기본적인 맞춤법 정도는 신경써서 메일 보내는 게 좋다. 친구들과 사담을 나누는 것이 아니라 공식적으로 다른 사람들도 모두 보는 메일이 오고가는 것이기 때문에 기본적인 맞춤법을 틀린 메일이 나가면 망신은 내 몫이다. 

 

6. 구어체는 피하자

 

간혹 메일을 보다보면 '헛, 죄송해요. 이렇게 수정해주세요~' 와 같은 식의 구어체로 메일을 보내는 사람들이 있다. 메일이 무조건 딱딱할 필요는 없지만, 업무 메일이니 만큼 예의를 지켜 너무 말하는 투의 문체는 피하도록 하자. 

 

7. 내용은 장황하지 않고 간결하게

 

내가 하루에 많은 메일을 받고 보내듯이, 받는 사람도 내가 보낸 메일 뿐만 아니라 상당 수의 메일을 받고 있을 것임을 감안해야 한다. 장황한 글보단 요점을 서두에 정확하게 표현해주는 것이 서로 시간을 아낄 수 있는 좋은 방법이다. 만약, 전달사항이 많다면, 넘버링을 해서 전달해도 좋다. 받는 사람으로하여금 해야 할 일이 정확하게 무엇인지 한 눈에 파악할 수 있게 도와준다. 

 

8. 공식적인 메일로 지나친 감정표현은 금물

 

메일로 업무를 처리하다보면 오지 않는 답변에, 말도 안되는 회신에, 화가나는 순간들이 분명히 있다. '화'가 글에 담겼을 때 자칫 내 의도 이상으로 상대가 오해를 할 수도 있다. 그러니 해야할 말은 하되, 화가 난 감정을 그대로 메일로 남기지는 말자. 주워 담고 싶어도 전산타고 날아간 메일은 주워담기 쉽지 않다. (메일을 보내자마자 나의 실수를 발견했다면, 메일의 회수하기 기능을 사용해보자)

 

9. 회신이 늦어질 경우 미리 말해두기

 

유관부서의 확인이 필요하거나, 나의 사정 상 바로 회신을 하지 못하는 경우도 있다. 그럴 경우 상대를 무작정 기다리게 하지말고, 언제까지 답변을 드리겠다거나, 현재 확인 중이라는 메일을 먼저 보내두는 것도 센스있는 방법이다. 

 

10. 복사 붙여넣기 조심하자

 

메일을 쓰다보면 주기적으로 동일한 내용 또는 비슷한 내용의 메일을 보내게 되는 경우가 있다. 일일이 적기 귀찮다는 이유로 전에 나갔던 것을 그대로 '복사, 붙여넣기' 하게 되는데, 물론 거기까진 효율적이고 좋다! 다만, 복붙을 하다가 약간씩 바꿔야 하는 내용을 그대로 보내버리는 불상사가 생길 수 있다. 특히 날짜라던가, 숫자 등 변동이 필요한 부분은 복붙을 하더라도 한 번씩 더 체크하는 습관을 들이자!

 

 

이슬아 작가의 <일간 이슬아> 이메일 특집호 첫번째 글에 보면 이런 말이 나온다. 

 

화면 앞에는 사람이 있다. 이쪽엔 내가 있고 화면 건너편 쪽에도 누군가 살아 숨 쉬며 나의 메일을 읽는다. 시대의 풍파를 막을 수는 없어도 앞사람과 옆사람과 뒷사람에게 어떤 동료 인간이 될 것인지는 매 순간 정할 수 있는 것이다.

 

그렇다. 손에 잡히지 않는 편지여도 그걸 주고 받는 사람들이 분명히 존재한다. 나는 A에게 메일을 보냈을 지라도, 그 메일에 달린 숱한 참조자들이 함께 나의 글을 함께 볼 것이다. 메일 뒤에 사람이 있음을 늘 생각하며, 배려하는 마음으로 메일을 쓰자. 신입사원은 그정도만 지켜도 충분하다!

 

 

▼혹시 영어메일때문에 고민인 사람이 있다면, 아래 글도 읽어보세요! 

2024.12.03 - [일상다반사] - 영어메일이 고민인 직장인에게 추천｜쉽게 비즈니스 영어 표현 공부하는 스터디파이 구독서비스

영어메일이 고민인 직장인에게 추천｜쉽게 비즈니스 영어 표현 공부하는 스터디파이 구독서비