민폐 신입사원이 되지 않으려면｜업무 효율 높이기

 

신입사원은 원래 잘 모른다. 

모를 때는 상사에게 물어보고 처리하면 된다.

그런데, 이미 물어본 것을 묻고, 

묻고, 

묻고, 

또 묻는다면...? 

이건 민폐다. 

 

비단 신입사원 뿐만 아니라, 

일을 하다보면 전에 했던 것도 같고, 
비슷한 케이스가 있었던 것도 같은데 
긴가민가하는 그런 상황을 맞닥뜨리면
시간 잡아먹고 헤매기 일쑤다. 

그런 상황에서 내가 이용하는 것이 

바로 '오답노트'이다. 

이 아이디어는 김혜원 작가의 책, '나를 리뷰하는 법'에서 얻었다. 

https://product.kyobobook.co.kr/detail/S000201138723

나를 리뷰하는 법 | 김혜원 - 교보문고

 

업무 오답노트란?

학창시절에 오답노트를 만들었던 경험,  
한 번쯤 있을 것이다. 
이미 풀었던 문제를 또 틀리지 않기 위해, 
틀린 문제를 모아 기록해둔 게 바로 오답노트다. 

'업무 오답노트'도 동일하다. 
잘 모르겠는 상황을 다음에 또 만났을 때 당황하지 않기 위해, 
한 번 해 본 업무를 다음에도 수월하게 하기 위해, 
틀렸던 업무는 다음에 또 틀리지 않기 위해,
'업무 오답노트'를 진행한다. 

 

어떻게 만들까?

방법은 간단하다.
업무 시 발생하는 예외 상황이나

잘 몰라서 헤맸던 일을 기록하고,

해결 과정을 상세히 기록해주면 된다. 

 

실제로 내가 사용하고 있는 업무 오답노트. 출력물처럼 보이는 부분이 업무용으로 나눈 카톡을 출력 후 붙여놓은 것이다.

 

 

나는 좀더 구체적인 상황의 기록을 위해 
메일이라면 해당 메일을 출력하고, 
메신저라면 관련해서 대화가 오고 간 내용을 캡쳐해서 출력한다. 

 

출력한 내용을 수학오답노트 만들듯이 

노트에 풀로 붙이고, 
언제, 어떤 배경으로 발생한 문제인지, 
어떻게 해결하면 되는지를 상세하게 기재한다. 
오답노트라는게 정해진 형식이 있는 것은 아니니, 
내가 보기 편하고 작성하기 쉬운 방법으로 기록을 남기면 된다. 
그래도 직접 손으로 쓰다보면 좀 더 기억에 남는 효과가 커서,

번거롭더라도 나는 출력해서 손으로 기록하는 방식을 택하고 있다. 

기재하다보면 해당 상황이 완전히 기억에 남아, 
다음에 동일한 일을 겪게 될 때, 
내가 오답노트에 기재했었던 내용이 머리에 떠오른다. 

 

오답노트를 통해 얻는 것

업무를 하다보면, 
생각보다 '단 한 번만 하는 일' 같은 건 거의 없다. 
잊어버려서 그렇지, 

이미 4개월 전에 했었던 일, 
1년 전쯤 다른 사람이 처리했던 일, 
8개월 전에 내가 했었는데 약간 상황이 변형된 일 등이 대부분이다. 

 

이미 했던 일이라도 시간이 지나면 새롭고, 
어떻게 했는지 처음부터 찾아서 다시 적용하려면 

시간도 에너지도 많이 쓰게 된다.
그 때 내가 작성해둔 오답노트를 보면,

나만의 가이드북으로 해결책을 얻을 수 있다. 

특히 신입사원이라면,

나만의 업무 백과사전이 될테니 매우 추천한다. 
이게 쌓이면 나만의 강력한 무기가 될 것이다!